Praktické návody eBuildDocs

Uzamknutie zápisu v stavebnom denníku: originál a opravy

Uzamkne sa podpísaný alebo opečiatkovaný zápis, nie celý denník. Na druhý deň normálne pridáte ďalší. Ak neskôr nájdete chybu, treba ju opraviť tak, aby zostalo vidieť aj pôvodný údaj.

Prečo oddeliť prípravu zápisu od jeho potvrdenia

Počas prípravy potrebujete dopĺňať fotografie, spresniť množstvo alebo opraviť názov miestnosti. Pri potvrdenom zápise je dôležité vedieť, ktorý obsah bol uložený s podpisom a pečiatkou. Jasný postup oddeľuje pracovnú úpravu od dodatočnej opravy už potvrdeného záznamu.

Pred finálnym uložením preto skontrolujte všetky podklady naraz. Názov stavby, dátum, popis prác a prílohy majú zachytávať tú istú udalosť. Užitočný je vzor denného zápisu, podľa ktorého si overíte úplnosť textu.

Kedy sa zápis uzamkne

Keď zápis finálne uložíte s podpisom alebo pečiatkou, eBuildDocs uplatní ochranu jeho obsahu. Bežná editácia takéhoto záznamu už neprepisuje uložený originál. Nepodpísané a neopečiatkované zápisy možno ďalej upravovať podľa prístupových oprávnení.

Uzamknutie sa týka jednotlivého záznamu. Ostatné rozpracované zápisy na stavbe pripravujete ďalej a pre nasledujúce udalosti vytvárate nové. Denník zostáva priebežnou chronológiou celej realizácie.

Ako postupovať pri chybe po podpise

1. Označte pôvodný zápis a konkrétny údaj, ktorý treba opraviť.
2. Pripravte podklad: napríklad dodací list, fotografiu alebo výsledok kontroly.
3. Administrátor vytvorí opravnú verziu a uvedie dôvod.
4. Skontrolujte nový obsah a jeho väzbu na pôvodný záznam.
5. Ak sa opravná verzia podpisuje, potvrďte až skontrolovaný výsledok.

Príklad: oprava množstva dodaného materiálu

V pôvodnom zápise je množstvo 12 kusov. Pri kontrole dodacieho listu zistíte, že správny údaj je 21 kusov. Oprava môže znieť: „Opravná verzia k zápisu z [dátum]: množstvo dodaného materiálu sa podľa dodacieho listu DL-[číslo] upravuje z 12 na 21 kusov. Dôvod: chyba pri prepise.“ Ide o modelový príklad; do vlastného denníka patria skutočné údaje.

Takto je zrejmé, čo sa opravilo a z akého podkladu. Pôvodná podpísaná verzia zostáva zachovaná a nová verzia má vlastný obsah na kontrolu.

Pravidlo pre tím na stavbe

Dohodnite si, kto záznam pripraví, kto ho skontroluje a kto rieši administrátorskú opravu. Predídete tým situácii, keď niekto považuje pracovnú poznámku za finálne potvrdený zápis. Pri opravách používajte konkrétny dôvod a odkaz na príslušný podklad.

Časté otázky

Uzamkne podpis celý stavebný denník?

Uzamkne príslušný finálne uložený zápis. Ďalšie zápisy do denníka pridávate priebežne.

Čo zostane z pôvodného zápisu po oprave?

Pôvodná verzia sa zachová. Administrátor vytvorí novú opravnú verziu s väzbou a dôvodom.

Kto môže upravovať nepotvrdené zápisy?

Osoby s príslušným oprávnením. Pri finálne podpísanom alebo opečiatkovanom zázname sa používa postup opravnej verzie.

Začnite viesť stavebný denník v eBuildDocs a nastavte si jednotný postup pre prípravu, podpis aj opravy zápisov.