Praktické návody eBuildDocs
Sdílení stavby s investorem pomocí kódu
Investor potřebuje vědět, co se na stavbě děje, aniž by každý den obvolával všechny zúčastněné. V eBuildDocs mu pošlete odkaz a kód konkrétní stavby. Sdílení funguje od tarifu PRO.
Proč oddělit čtení od úprav
Jedno společné heslo pro celý tým je nepřehledné a rizikové. Není jasné, kdo provedl změnu, a po skončení spolupráce se obtížně odebírá přístup jen jedné osobě. Samostatný kód pro investora řeší přesně opačný scénář: umožní transparentní kontrolu bez zásahu do obsahu.
Čtecí přístup je vhodný pro investora, vlastníka, technického poradce nebo další osobu, která má sledovat průběh, ale nemá vytvářet či upravovat zápisy. Realizační tým může mít jiný kód a vlastní formulář pro přidání provedených prací.
Co investor v elektronickém deníku uvidí
- základní údaje o projektu a účastnících výstavby,
- kalendář s vyznačenými dny, které obsahují záznam,
- text denního zápisu, počasí, pracovníky a použité prostředky,
- fotografie připojené ke konkrétnímu dni,
- celý stavební deník v přehledné podobě pro tisk nebo PDF.
Rozsah se může lišit podle nastavení služby a plánu. Základním pravidlem zůstává, že investor obsah pouze prohlíží a nemůže přepsat historii projektu.
Bezpečné předání a správa kódu
Kód předávejte přímo oprávněné osobě. Nezveřejňujte jej v otevřené skupině ani na veřejném úložišti. Pokud vznikne podezření, že jej získal někdo nepovolaný, vytvořte nový kód a původní zneplatněte. Stejný postup použijte při změně investora nebo ukončení spolupráce.
Přístupový kód nenahrazuje uživatelský účet správce. Správce se přihlašuje vlastním e-mailem a heslem, zatímco investor otevře pouze konkrétní stavbu. Díky tomu se projekty a oprávnění nemíchají.
Doporučený postup od založení stavby
- Správce založí projekt a doplní investora, dozor, projektanta a lokalitu.
- Systém vytvoří samostatný kód pro čtení a případně realizační kód pro firmy.
- Investor dostane odkaz na stránku „Moje stavba“ a svůj čtecí kód.
- Správce vede denní záznamy a přidává fotografie ke konkrétním dnům.
- Investor se vrací ke stejnému přehledu a vidí nově doplněný obsah.
Jak nastavit očekávání investora
Při předání kódu vysvětlete, jak často budou zápisy přibývat, které informace deník obsahuje a kam se má investor obrátit s dotazem. Čtecí přístup není diskusní fórum ani kanál pro změnové požadavky. Připomínky k dílu je vhodné řešit dohodnutým komunikačním postupem a důležité závěry následně zachytit v dokumentaci.
Transparentní deník může omezit opakované telefonáty typu „co se dnes udělalo“. Investor si otevře konkrétní den a vidí skutečný stav včetně fotografií. Tým zároveň nemusí stejné podklady ručně posílat několika lidem.
Nejčastější chyby při sdílení
- používání jednoho přihlašovacího účtu více osobami,
- odeslání realizačního kódu místo kódu pouze pro čtení,
- sdílení snímků bez vazby na datum a popis práce,
- ponechání starého kódu aktivního po změně oprávněné osoby,
- ukládání citlivých údajů, které pro dokumentaci nejsou potřebné.
Časté otázky
Musí se investor registrovat?
Pokud používá čtecí kód, registrace není nutná. Otevře příslušnou stránku, zadá kód a zobrazí se mu konkrétní projekt.
Může investor něco omylem vymazat?
V režimu pouze pro čtení ne. Nemá k dispozici editaci projektu, zápisů ani fotografií.
Lze sdílet více staveb jedním kódem?
Bezpečnější je samostatný kód pro každou stavbu. Přístup zůstává jednoznačný a lze jej změnit bez dopadu na ostatní projekty.